移転時にサポートした事例

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移転に伴い文書管理を見直したE社

導入したサービス

  1. 導入前の課題

    • 移転時のルール策定
    • 移転前に書類を1/3に減らしたい
    • 削減後の文書管理
  2. 導入後の効果

    • 「社内保管」「外部保管」「廃棄」に仕分け
    • スペースコストを大幅削減
    • 「捨てやすい環境」を整えた

導入背景(導入のきっかけ)

移転を機に書類を減らす

半年後に移転を控えていたE社。移転後は拠点統合等で、執務室スペースが大幅に縮小される見込みです。対策としてフリーアドレス制度の導入を決めましたが、それには「書類量の削減」が必須でした。具体的には、持っていく書類量を1/3にまで減らし、キャビネットの数を8本削減する必要があったのです。

移転後も環境をキープしたい

また、移転前に整理した書類も、時間の経過とともに増えてしまうことも心配です。必要な書類はしっかり保管しつつ、余分な書類を増やさない環境を整えることも課題だと感じていました。

提案内容

ご相談を受け、

  1. 社内での仕分けルールを決める
  2. 「外部保管」と分類したものは台帳を作成し、保存期限を設定
  3. 「廃棄する」と分類したものはセキュリティボックスへ

の3つのポイントを軸にご提案しました。

仕分けする際に判断に迷わないよう、法定保存年限に則った文書管理規程の策定とその後のルール定着をサポート。

導入効果

ルールを明確にしたことで、ライフサイクルを意識した文書管理が可能となり、スムーズに仕分けを進めることができました。大幅なスペースコストの削減に繋がると同時に保管期限の長い重要書類を外部保管することで、セキュリティの向上を図ることができました。

また、セキュリティボックスはシュレッダーと比較したときに

  • 鍵付で安心
  • 書類仕分けの手間がかからない
  • 環境に優しい

というメリットがあります。

移転後も「捨てやすい環境」をつくることで不要な書類の増加を防ぎ、限られたスペースを維持できています。

複数の課題を解決できたことで、お客様にも大変ご満足いただけました。

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