書類保管でコストを抑えた事例

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書類保管を外部委託することにした化粧品メーカーA社

導入したサービス

  1. 導入前の課題

    • 展示スペースを確保したい
    • 鍵のかからない執務室内では一時管理のセキュリティが不安
  2. 導入後の効果

    • 展示スペースを確保でき、限られたスペースを売上アップに有効活用できた
    • 必要になった書類は翌営業日に手元に届き業務に支障はない
    • ISMS等取得している倉庫での保管によりセキュリティアップ

導入背景(導入のきっかけ)

展示ルームをつくりたい

主力商品である化粧品が大ヒット中のA社。

この機会に、来社されたお客様が各種取り扱い商品を見ていただけるような展示ルームを、本社に確保したいと考えました。

しかし本社のスペースは限られています。展示スペースを捻出するため直接売上を生まない書庫スペースを削減できないかとのご相談となりました。

利便性とセキュリティ

執務室に置かれている書類の多くは、ユーザー情報を含む機密情報であり、厳格な管理が求められます。頻繁に閲覧するわけではないものの、「いざという時にはすぐに見られないのは不安だ」との声もあり、利便性も必須要件となりました。

提案内容

ご相談を受け、当社は

  1. 第三者機関の認証を取得しているDKSへの外部委託
  2. 依頼日翌営業日には手元に届く集配サービス

を軸にご提案させていただきました。

ヒアリングを進めていくと、専用システムを通じて閲覧が必要な書類箱の引取依頼ができ、翌日にオフィスに届くことを理解いただき、社内の不安は解消しました。また、情報漏えい事故の大半は社内から発生しているというデータから、情報管理のプロに任せる方がリスクが低いこと等もあわせてご納得いただけました。

導入効果

本社に展示ルームを確保したことにより、限られたスペースを有効活用することができました。自社製品を顧客により知ってもらえることが、売上アップにつながっています。

社内の誰でも出入りできる場所にあった機密情報をDKSに移行したことで、セキュリティは格段にアップしました。

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