社内作業を外部委託した事例

台帳作成から外部保管まで、文書管理全般を委託したD社

導入したサービス

D社担当者は、お客様と締結しているはずの契約書がないことに気が付きました。書類を管理しているはずの部門に聞いても書類の所在はわからず、紛失したのか、そもそも最初から契約書は存在していたのかすらわからない状態に。

現物ありきの管理になっており、管理台帳がないことが問題でした。

現状では担当者によって管理方法がそれぞれ異なります。組織としての統一した文書管理ルールが必要ですが、管理部門では文書管理ルールの策定経験がなく、また、管理台帳を作成するための人員確保も困難であることから、なかなか実行に移せない状態でした。

ご相談を受け、当社からは

をご提案いたしました。

作成する管理台帳はデータベース化する項目を事前に確認し、実際の書類を見ながら入力していく作業を当社で代行いたしました。作成したデータベースを、当社が提供する箱管理システム「ネットサービス」にも登録することで、今後の管理効率をアップさせました。

きっかけは契約書の管理でしたが、社内文書全般について管理ルールを策定し、台帳を作成したことで包括的且つ適正な文書管理を実施。書類の紛失事故も発生しなくなりました。

当社の保管庫で管理することになった機密文書も、「ネットサービス」に箱詳細を登録することで、必要な書類がどこにあるのかの確認が容易になりました。

社内のリソースだけではなかなか手を付けられない部分ですが、専門知識を有した者が代行することで、管理の厳格化とセキュリティ向上につながった例です。