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(株)データ・キーピング・サービスは文書類保管、テープ保管、機密文書の廃棄サービスを提供する情報マネジメント会社です

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サービス/コンサルティング/金融業界様SERVICE&PRODUCTS

コンサルティング/金融(銀行・証券・保険・ノンバンク)業界様の事例

※お客様ニーズ
●個人情報や機密情報を厳重に保管管理
●保管管理中の情報を迅速に検索

お悩み・ご相談内容

●お客様の個人情報や機密情報等の文書類が社内から漏洩・流出する不安を軽減したい。
●増え続ける書類を適切に保管管理したい。
●必要な機密情報(文書・書類)を迅速に検索・抽出したい。
●保存期限が到来した際(保管管理が不要となった場合)情報を安全に抹消したい。
●機密情報が記載された廃棄資料を安全かつ環境にも配慮した上で処分したい。
●BCP対策としてバックアップテープを適した環境で保管管理したい。

解決策・ご提案内容

●伝票・契約書・申込書及びそれに付随する文書等は、
 文書保管管理専用の格納センターで集中的に保管管理を行います。

●保管中の文書・書類の中で、情報の検索が必要となった場合は、
 当該文書・書類の配送や格納センターでの閲覧に加え、
 文書・書類の検索代行サービスの活用とそのメリットについてご紹介。

●日々のご依頼(発注)に加え、文書・書類等の情報の保管状況や保存期限を
 いつでも確認・把握できるようインターネットを活用したWEBサービス
ネットサービス)の利用をご提案します。

●保存期限の到来を通知するとともに、不要となった保管物の廃棄の依頼を
 受けた時は、保管倉庫から直接運び出し、廃棄・溶解処理ができるよう
 機密文書・重要書類の廃棄サービスの利用を提案します。

●日々大量に出る保管管理が不要な文書はセキュリティボックスを活用し、
 安全かつ環境に配慮した上で廃棄処理することをご提案。

●バックアップテープは、週1回のサイクルで遠隔地の
 外部保管倉庫(DKS保管センター)へ移送し、
 定温・定湿・防磁を施した磁気媒体の専用棚で保管管理することをご提案。

●各営業拠点⇔外部保管倉庫(DKS保管センター)間の機密文書・重要書類及び
 磁気媒体の移動は、安心して任せられる「DKS車」による集配をご提案。

導入効果

●自社内で管理するよりDKSに委託する方が、
 コスト&セキュリティ面でメリットがあった。

●書類で一杯だったオフィススペースに余裕が生まれ、
 他の目的で有効活用することができた。

●過去の情報を検索するための時間や手間が軽減された。

●ネットサービスの利用により、
 依頼事項の履歴が残るので重要情報の管理がしやすくなった。

●文書保管管理に習熟した担当者が携わっているので安心・信頼できる。

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