本文へスキップ

(株)データ・キーピング・サービスは文書類保管、テープ保管、機密文書の廃棄サービスを提供する情報マネジメント会社です

TEL. 03-3518-0151

〒101-0052 東京都千代田区神田小川町1-1

データ・キーピング・サービス トップページ > サービス/製品一覧 > コンサルティング/建築業界様等

サービス/コンサルティング/建築・不動産・設計事務所様SERVICE&PRODUCTS

コンサルティング/建築・不動産・設計事務所様の事例

※お客様ニーズ
●保管している文書の整理整頓
●BCP(事業継続計画)を意識した情報の保管管理

お悩み・ご相談内容

●お客様と契約をした書類がばらばらで倉庫に納められてあり、ファイル毎に
 きちんと整理し適切な手法で保管管理をしたい。
 また、それに関わる社内ルールを作成したい。
●マンションの設計図面は長期間管理が必要であり、データベースで管理したい。
●書類を長期間、良い状態で保管できるような専用の箱はないか?
●日々発生する大量の機密情報を都度廃棄したい。

解決策・ご提案内容

●経験豊富な専門家がお客様のオフィスを訪問し、現状の課題と解決策を導き出します。(コンサルティングサービス)また、関係者への勉強会を実施し、
 文書・書類の発生からファイリングまでの工程がしっかりと運用できるよう、
 ルール作りや社内定義化を支援いたします。(アウトソーシングサービス

●一定期間、社内での保管を終えた後は、外部保管倉庫(DKS保管センター)へ移送し、
 その後、専用の棚で、文書・書類の保管管理を行います。
 保管の状況はインターネットを活用したWEBサービス(ネットサービス)で
 オフィスから参照・管理できるようにします。

●マンションの設計図面等、長期間管理が必要な資料を電子化して、
 データベースで管理することをご提案します。

●ファイリングされた文書・書類については、
 長期保管に適した文書保管箱の活用を推奨します。

●スポットで発生する、機密文書や重要書類の廃棄には、
 セキュリティボックス文書廃棄箱をお勧め致します。

導入効果

●長年悩んでいた文書整理がようやくできるようになった。
 また、適切な運用をしていく為の勉強会の開催やマニュアル作成まで協力頂けたので、
 社内における文書管理体制が整い、非常に助かった。

●ネットサービスを利用することにより、外部保管倉庫(DKS格納センター)で保管して
 いるファイルの状態を確認できたり、特定の書類の有無がすぐに判明できて便利。

●電子化したことにより、情報を社内で共有化し、有効かつ
 効率的に利用できるようになった。

●DKSのファイルボックスは、既存ファイルがピッタリと収まるサイズで、
 また、DKSのファイル専用棚にも一致するサイズなので、社内保管の段階から利用する
 ことにした。その結果、外部倉庫への移管時に箱の詰め替え作業が発生せず、
 スムーズに対応できるようになった。

●オフィスにセキュリティボックスを設置したことで、発生した文書が、
 機密や重要であるかや、そうでないかを社員個々が意識できるようになり、
 情報セキュリティ上、良い傾向につながった。

その他のサービス事例

●金融(銀行・証券・保険・ノンバンク)業界のサービス事例
●病院・医療関係のサービス事例
●建築・不動産業・設計事務所のサービス事例
●特許・監査法人・会計・法律事務所のサービス事例