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(株)データ・キーピング・サービスは文書類保管、テープ保管、機密文書の廃棄サービスを提供する情報マネジメント会社です

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サービス/コンサルティング/病院・医療関係様SERVICE&PRODUCTS

コンサルティング/病院・医療関係様の事例

※お客様ニーズ
●過去の記録を迅速に抽出
●機密文書や重要書類を安全確実に廃棄処理

お悩み・ご相談内容

●カルテ・レントゲン・マイクロフィルム等、センシティブ情報を含む
 個人情報や重要記録を適切に管理したい。
●過去の研究資料等、大切な記録は病院以外の場所に保管したいが、
 必要に応じて内容を確認したり、取り寄せすることもある。
●法定年限に基づいた保存期限を確実に守りたい。
●病院内の限られたスペースを有効的に活用したい。
●不要な機密情報はすぐに処分したいが、シュレッダーでの処分は、
 騒音と紙屑が発生することから、病院内での利用は望ましくない。

解決策・ご提案内容

●カルテ・レントゲンフィルム等の重要な記録や個人情報が含まれる機密情報は、
 文書保管管理専用である(DKS保管センター)で集中的に保管管理を行います。

●マイクロフィルムは(定温・定湿・防磁を施した)磁気媒体の専用棚
 保管管理を行います。

●医師による過去の研究資料は製本の上、文書・書類の専用棚で保管管理を行います。
 参照頻度が高いと思われる治験資料は電子化をし、キーワード検索よって、
 いつでも病院内から記録内容を確認することができるようにします。

●DKS格納センターに保管中の研究資料が必要になった場合には、
 文書・書類の検索代行サービスも推奨します。

●発生した機密文書や重要書類の廃棄には、セキュリティボックスの設置をご提案。
 また、DKS格納センターに保管している媒体の廃棄を行う際には、センターから直接
 廃棄・溶解処理が出来る様、機密文書・重要書類の廃棄サービスの利用を提案します。

●病院と外部保管倉庫(DKS格納センター)間の機密文書や重要書類の移動は、
 安心して任せられる「DKS車」を活用します。

導入効果

●活用頻度が高い期間(1年間)は病院内で文書を保管しているが、
 その後は、外部保管倉庫(DKS保管センター)へ委託することで、
 文書管理に掛るコスト(スペース・人)を大幅に削減することができた。

●これまで、広く占有していた病院内の保管倉庫の一部を改良した結果、
 待合室が広くなり、患者様にも大変喜ばれている。

●媒体種別に応じて、適切な環境下で保管管理をすることができ、非常に満足。
 保存期限到来前の文書誤廃棄のリスクも軽減した。

●過去の研究資料を探すのに何時も苦労してきたが、電子化をした為、
 必要な情報をすぐに検索し、内容を確認できるのはもちろん、遠隔地のドクターとも
 情報共有がしやすくなって、業務のスピードが格段と上がった。
 
●機密書類や重要情報についての処理は、シュレッダーからセキュリティボックスに
 入れ替えたことで、処理時間が削減され環境面も改善された。

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